PRIVACYVERKLARING

Versie: 17 mei 2018

Deze verklaring geeft informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn met betrekking tot de met jou overeengekomen dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en facturen van werkzaamheden. Met betrekking tot deze dienstverlening vragen wij met jouw toestemming de benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de
overeengekomen dienst.

Deze persoonsgegevens kunnen zijn: je NAW-gegevens, je geslacht, je Burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens die op je identiteitsbewijs staan, je geboortedatum en geboorteplaats, je burgerlijke staat, de persoonsgegevens van je gezins- of familieleden. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om jouw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van je handtekening.

Doorgeven van je persoonsgegevens

Ons kantoor geeft jouw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt, afhankelijk van welke akte wij voor jou hebben opgesteld, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers: het Kadaster, het Centraal Testamenten Register (CTR), het Centraal Levenstestamentregister (CLTR), de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en andere registerhouders.

Slechts na jouw toestemming worden documenten waarin jouw gegevens staan vermeld verstrekt aan derden zoals je makelaar, je financieel adviseur of je accountant.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van jouw persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn waarom jouw gegevens langer worden bewaard. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Ons kantoor neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je van mening bent dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Jouw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer jouw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kun je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doe je door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij je aanvraag inwilligen, zullen wij je eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
Je kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op je verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en je hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer je meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heb je het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer je wilt dat je persoonsgegevens worden verwijderd, kun je hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer je de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door jou gevraagde rectificatie van je persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat je juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kun je hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer je persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en je de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kun je hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar
Als wij je gegevens gebruiken voor direct marketing kun je bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan je rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan alleen voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan word je hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer je klachten hebt over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via notarissen@herschut.nl. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kun je terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
.