Vanwege het coronavirus vinden de dagelijkse activiteiten van mensen en ondernemingen zoveel mogelijk vanuit huis plaats. Daarnaast geldt er vanuit de overheid in beginsel een verbod op het samenkomen van meerdere mensen.
Dit kan een probleem opleveren voor de jaarlijkse algemene vergaderingen van rechtspersonen (o.a. BV, NV, vereniging). Deze dienen normaal gesproken binnen 5 à 6 maanden na afloop van het vorige boekjaar te worden gehouden.
Kan deze jaarlijkse vergadering digitaal worden gehouden en zo ja hoe?
Hoe is dit nu in de wet geregeld?
De statuten van een rechtspersoon kunnen bepalen dat iedere aandeelhouder of lid bevoegd is om door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de algemene vergadering deel te nemen, het woord te voeren en stemrecht uit te oefenen.
Welke voorwaarden stelt de wet aan digitaal vergaderen?
- De statuten moeten de mogelijkheid bieden. Er kunnen voorwaarden worden gesteld aan het gebruik van digitale communicatiemiddelen. Denk hierbij aan het voorschrijven van bepaalde software, het gebruiken van een elektronische handtekening of voorwaarden die de orde op de vergadering voldoende waarborgen. Als deze voorwaarden worden gesteld, dan moeten deze bij de oproeping van de vergadering bekend worden gemaakt.
- De aandeelhouders of leden moet via het digitale communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld via toegangscodes of het tekenen van elektronische presentielijsten.
- De aandeelhouders of leden moeten kunnen kennisnemen van wat er tijdens de vergadering wordt besproken.
- De aandeelhouders of leden moeten het stemrecht kunnen uitoefenen. De statuten kunnen bepalen dat de aandeelhouder of het lid via het digitaal communicatiemiddel kan deelnemen aan de beraadslaging, maar dit is niet verplicht.
In het licht van de coronacrisis komt er spoedwetgeving, die het mogelijk maakt wél een volledig digitale algemene vergadering te houden.
Wat voor soort digitale communicatiemiddelen kunnen worden gebruikt?
Bij digitale communicatiemiddelen kan worden gedacht aan videoconferenties of webcasts. De rechtspersoon heeft een inspanningsverplichting om alle redelijke maatregelen te nemen om te voorkomen dat de verbinding tijdens de vergadering wegvalt. Aan die inspanningsverplichting is in het algemeen voldaan “wanneer de rechtspersoon ten behoeve van het aanbieden van moderne communicatietechnieken gebruik maakt van een professionele partij, die digitale stem- en vergaderfaciliteiten aanbiedt, welke geschikt zijn voor het langs digitale weg deelnemen aan de algemene vergadering”. Valt de verbinding desondanks weg, dan komt dat voor risico van de aandeelhouder of het lid.
Fysieke vergadering
Het uitgangspunt is dat de algemene vergadering een fysieke vergadering is: een plaats van discussie, verantwoording en besluitvorming.
Op grond van de huidige wet moet nog altijd een fysieke vergadering worden gehouden. Indien de statuten dit toestaan kan een aandeelhouder of lid wel via een elektronisch communicatiemiddel digitaal deelnemen aan de vergadering. Bij de fysieke vergadering zullen in ieder geval de voorzitter van de vergadering, de bestuurders en commissarissen aanwezig moeten zijn; een volledige digitale algemene vergadering is dus nog niet mogelijk.
Spoedwetgeving
In het licht van de coronacrisis is er spoedwetgeving, die het mogelijk maakt wél een volledig digitale algemene vergadering te houden.
Voorwaarde is dat de aandeelhouders of leden tijdens die vergadering (of van tevoren) vragen kunnen indienen. Deze vragen moeten uiterlijk op de vergadering worden beantwoord. Mocht een aandeelhouder of lid niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan zo’n vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch geldig. Ook kan het bestuur de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen.
Het wetsvoorstel is op 8 april 2020 ingediend bij de Tweede Kamer en is op 21 april door de Eerste Kamer aanvaard.
Vragen?
Heb je na het lezen van dit blog? Neem dan contact op met mij, ik help je graag.
