Let op: deze blog is verouderd. De tijdelijke wet geldt vanaf 1 februari 2023 niet meer.
Besluitvorming bij BV’s/NV’s onder de tijdelijke wet covid-19
29 april 2020
Statutaire en wettelijke afwijkingen
Naamloze en besloten vennootschappen zijn jaarlijks verplicht om een algemene vergadering te houden. De jaarlijkse algemene vergadering wordt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gehouden. Daar wordt gebruikelijk de jaarrekening vastgesteld, wordt goedkeuring gegeven aan bestuurders en commissarissen over het gevoerde beleid en toezicht (decharge verleend) en kunnen nieuwe bestuurders of commissarissen worden benoemd.
Om de verspreiding van COVID-19 te beperken kan het fysiek bijeenkomen voor een algemene vergadering onwenselijk zijn. Het Burgerlijk Wetboek biedt al faciliteiten om via een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de algemene vergadering en het stemrecht uit te oefenen. Alleen maken niet alle naamloze en besloten vennootschappen van deze mogelijkheid gebruik in hun statuten. Met de Tijdelijke wet COVID-19 is het nu mogelijk om af te wijken van wettelijke en statutaire bepalingen m.b.t. fysieke vergaderingen en daarmee verband houdende termijnen en sancties.
“Het bestuur van de vennootschap kan bepalen, ook als de statuten daar nu niet in voorzien, dat aandeelhouders en andere vergadergerechtigden uitsluitend via de elektronische weg de vergadering mogen bijwonen.”
Wijzigingen op grond van Tijdelijke wet
Het bestuur van de vennootschap kan bepalen, ook als de statuten daar nu niet in voorzien, dat aandeelhouders en andere vergadergerechtigden uitsluitend via de elektronische weg (bijvoorbeeld via een livestream) de vergadering mogen bijwonen. Zo wordt een oplossing geboden indien het niet wenselijk is fysiek bij elkaar te komen voor de vergadering.
Voorwaarde is wel dat dit bij de aankondiging van de vergadering wordt vermeld. Andere voorwaarden die gelden:
- De aandeelhouders mogen tot uiterlijk 72 uur vóór de vergadering schriftelijk of elektronisch vragen stellen over de onderwerpen die bij de aankondiging zijn vermeld. De termijn verandert in 36 uur als binnen vijf dagen na aankondiging van de vergadering de manier van vergaderen wijzigt in een uitsluitend elektronische vergadering.
- De onder 1 bedoelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de vennootschap geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel gedeeld met de aandeelhouders;
- Het bestuur spant zich ervoor in (en bij een N.V.: zorgt er voor) dat tijdens de elektronische vergadering nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering.
In geval de verbinding tijdens de vergadering heeft gehaperd of anderszins een aandeelhouder niet optimaal heeft kunnen deelnemen aan de elektronische vergadering, heeft dat geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in die vergadering heeft plaatsgevonden.
Als de aankondiging van de algemene vergadering heeft plaatsgevonden mag het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor aanvang de wijze van vergaderen wijzigen in een uitsluitend elektronische vergadering. En in geval van een N.V., de plaats van de vergadering wijzigen. Communicatie naar de aandeelhouders vindt plaats zoals is voorgeschreven bij een aankondiging van een algemene vergadering.
Net als bij een fysieke vergadering draagt de voorzitter van de vergadering zorg voor een ordelijk en efficiënt verloop van de vergadering, waarbij de spelregels bij de opening van de vergadering worden medegedeeld (bijv. over wie mag vragen indienen, de al dan niet thematische beantwoording van vragen of het sluiten van een discussie).
Ook als de statuten daar nu niet in voorzien, kan het bestuur bepalen dat:
- Iedere aandeelhouder bevoegd is om, in persoon of bij een schriftelijk gevolmachtigde, langs elektronische weg aan de algemene vergadering deel te nemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen.
- Stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel of bij brief worden uitgebracht gelijk worden gesteld met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht. Dit wordt bij de oproeping of de wijziging van de wijze van vergaderen vermeld. Let op: in geval van een B.V. mogen er vanaf de dertigste dag voor de vergadering stemmen worden ingediend.
Verder kan het bestuur bepalen dat het stemrecht alleen kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Dit wordt bij de aankondiging of de wijziging van de wijze van vergaderen vermeld.
“Bij de N.V. dient de jaarvergadering te worden gehouden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar van de vennootschap.”
Bij de N.V. dient de jaarvergadering te worden gehouden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar van de vennootschap. Het bestuur kan besluiten om die termijn te verlengen met ten hoogste vier maanden. Op deze wijze kan de jaarvergadering, indien het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, worden uitgesteld tot na 30 juni, mocht dit voor de vennootschap en de daarbij betrokkenen beter uitkomen dan het houden van een algemene vergadering op elektronische wijze.
Weet ook dat er voor B.V.’s al mogelijkheden bestaan om buiten de vergadering besluiten te nemen onder de voorwaarde dat alle vergadergerechtigden daarmee instemmen.
Terugwerkende kracht en geldingsduur
De hiervoor vermelde bepalingen hebben terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020 en vervallen per 1 september 2020 (tenzij de omstandigheden op dat moment een verlenging van de geldingsduur van deze bepalingen noodzakelijk maakt). Indien de wens bestaat ook van de bepalingen uit deze Tijdelijke wet na deze datum gebruik te maken, moeten de statuten daarop worden aangepast.
Meer informatie
Voor meer informatie over de mogelijkheden van de Tijdelijke COVID-19 wet lees ook mijn andere blog ‘Jaarrekening rechtspersonen’ en het blog van mijn collega Dido ‘Een digitale algemene vergadering houden; kan dat en hoe werkt dat?’. Mocht je naar aanleiding van dit artikel meer vragen hebben, neem dan gerust contact met mij of ons team ondernemingsrecht op. We staan klaar om je verder te informeren.
