Aandeelhoudersregister kwijt,

wat nu?

13 januari 2021

Als je een BV hebt opgericht krijg je van de notaris ook het aandeelhoudersregister van de BV. Hierin staat wanneer de BV is opgericht en wie de aandeelhouders zijn. Het is belangrijk het goed te bewaren! De kans is groot dat je het namelijk nog eens nodig hebt.

Maar het kan natuurlijk gebeuren dat je het kwijt raakt. In deze blog leg ik uit wat het aandeelhoudersregister is en wat je kunt doen als je het kwijt bent.

Wat is een aandeelhoudersregister?

Het aandeelhoudersregister is een boekje waarin de gegevens van de BV en haar aandeelhouders worden bijgehouden. Van iedere aandeelhouder worden de naam, geboortedatum en adresgegevens bijgehouden.

Ook wordt bijgehouden hoeveel aandelen iedere aandeelhouder heeft, welke nummers deze aandelen hebben en hoe de aandeelhouder de aandelen heeft gekregen. Er staat bijvoorbeeld in of de aandeelhouder gelijk bij de oprichting van de BV de aandelen heeft gekregen, of dat hij bijvoorbeeld later (een gedeelte van) de aandelen heeft gekocht.

Naast de gegevens van de aandeelhouders wordt in het aandeelhoudersregister bijgehouden hoeveel aandelen er in totaal zijn en of deze aandelen zijn volgestort. Er wordt bijgehouden wanneer de statuten van de BV voor het laatst gewijzigd zijn. En er wordt bijgehouden of er op bepaalde aandelen een vruchtgebruik of pandrecht is gevestigd of dat er beslag op is gelegd.

Bij de oprichting van de BV maakt de notaris het aandeelhoudersregister voor je op. Daarna is het de verantwoordelijkheid van het bestuur van de BV om het register te bewaren en up to date te houden. Dit volgt uit de wet.

Omdat er op dit moment op grond van de wet nog geen centraal aandeelhoudersregister bestaat, is het belangrijk dat het goed wordt bewaard!

Wanneer heb je het aandeelhoudersregister nodig?

Het aandeelhoudersregister heb je onder andere nodig als je aandelen wil overdragen, als je nieuwe aandelen wil uitgeven of als je de statuten van de BV wil wijzigen. De notaris zal dan namelijk vragen om het origineel. Alleen een kopie is niet voldoende. Bij een aandelenoverdracht controleert de notaris dan bijvoorbeeld of de verkoper wel echt eigenaar is van de aandelen en of de aandelen bijvoorbeeld verpand zijn. Ook zoekt de notaris uit hoe de aandeelhouder zijn aandelen heeft gekregen. Deze gegevens haalt de notaris uit het aandeelhoudersregister.

Nadat de akte van aandelenoverdracht of statutenwijziging is getekend zal de notaris het aandeelhoudersregister voor je bijwerken. Daarna krijg je het weer terug.

Wat als je het aandeelhoudersregister kwijt bent?

Het kan gebeuren dat je het aandeelhoudersregister kwijt bent geraakt. Dan kan er een vervangend aandeelhoudersregister worden opgemaakt. Dit kan de notaris voor je doen.

Om een vervangend aandeelhoudersregister te kunnen opmaken, zal het bestuur van de BV eerst een verklaring moeten tekenen, waarin zij verklaart wie op dat moment de aandeelhouders zijn en of er sprake is van bijzonderheden (bijvoorbeeld een pandrecht of een vruchtgebruik). Hoe meer aandeelhouders er zijn en hoe meer aandelenoverdrachten en statutenwijzigingen er hebben plaatsgevonden sinds de oprichting hoe ingewikkelder dit is. Bij het opstellen van het vervangende aandeelhoudersregister baseert de notaris zich op de gegevens uit de verklaring.

Om een zo compleet mogelijk vervangend aandeelhoudersregister te kunnen opmaken, is het handig als je bijvoorbeeld een scan of kopie hebt van het laatst bijgewerkte aandeelhoudersregister. Aan de hand daarvan kan dan bijvoorbeeld in het vervangende register ook worden opgenomen hoe de aandeelhouders hun aandelen hebben gekregen. Als zij later hun aandelen willen overdragen is die informatie namelijk nodig.

Slot

Het is dus belangrijk om het aandeelhoudersregister van een BV goed te bewaren. Daarnaast kan het handig zijn om een kopie/scan te hebben, voor het geval je het toch kwijtraakt.

Mocht je nog vragen hebben over het aandeelhoudersregister of wat te doen als je dit kwijt bent, bel of mail ons dan gerust!